Die Sicherung der Zahlungsfähigkeit ist eine notwendige Existenzbedingung für ein Unternehmen, um eine Insolvenz zu vermeiden. In diesem Beitrag soll es darum gehen ein paar einfache Methoden des Forderungsmanagements beziehungsweise Debitorenmanagements vorzustellen, die dazu beitragen als Unternehmer zahlungsfähig zu sein und zu bleiben. Diese sind die Grundlagen des Debitorenmanagements, die aber im stressigen Alltag manchmal nicht beachtet werden und dennoch große Wirkung auf die Liquidität haben können.
Was bedeutet Liquidität?
Liquidität bedeutet nichts anderes als jederzeit den fälligen Zahlungsverpflichtungen gegenüber den Gläubigern, wie beispielsweise den Lieferanten, betrags- und zeitgenau nachkommen zu können. Einfach ausgedrückt also mehr Zahlungsmittel oder auch Zahlungsmittelreserven (wie z. B. eine Kreditlinie) zur Verfügung zu haben, als Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu müssen.
Die Liquidität sollte immer Vorrang vor allen anderen Unternehmenszielen haben. Illiquidität kann dazu führen, dass die unternehmerische Tätigkeit beendet werden muss.
Was sind Debitoren?
Debitoren sind Schuldner. Wir haben also einen Anspruch, eine Forderung, gegenüber den Debitoren aus Lieferungen oder Leistungen, die wir erbracht haben. Wir sind also der Gläubiger dieser Forderung. Diese Forderung besteht solange, bis der geschuldete Betrag ausgeglichen wurde. Solange tragen wir das Risiko, es ist also ähnlich einer Kreditvergabe. Grundsätzlich werden die Kunden daher auch Debitoren genannt.
Grundlagen des Debitorenmanagement
Wichtige Stellschrauben für ein gutes Debitorenmanagement werden oft nicht vollständig beachtet. Gehen Sie sicher, dass Sie alle konsequent umsetzen. Diese Grundlagen sind:
- Zahlungskonditionen mit kurzem Zahlungsziel einsetzen
- Zeitnahe Rechnungsstellung, um Außenstände zu minimieren
- Lastschriftverfahren anbieten
- Skonto gewähren, um schnellere Zahlungseingänge zu erzielen
- Bonitätsprüfung der Kunden
- Mahnwesen konsequent umsetzen
- Forderungen an ein Factoring-Institut oder Inkasso-Unternehmen abtreten
- Bei dauerhaft schlechter Zahlungsmoral auf Vorkasse bestehen
- Auf Anzahlungen, Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen bestehen
- Kalkulationen der Preise überprüfen
1. Kurzes Zahlungsziel geben
Ein gutes Debitorenmanagement beginnt schon bei den Zahlungskonditionen. Dabei sollte ein möglichst kurzes Zahlungsziel gesetzt werden. 30, 60 oder sogar 90 Tage können für die eigene Liquidität fatal sein. Vor allem, wenn man sich in einer Branche oder Phase mit schlechter Zahlungsmoral der Kunden befindet. Besser vereinbaren Sie ein möglichst kurzes Zahlungsziel mit ihren Kunden. Dies ist natürlich nach längerer Kundenbeziehung noch möglich, dennoch sollten Sie dies im Dialog mit langjährigen, guten Kunden umsetzten. Der Kunde soll auch möglichst nicht den Eindruck bekommen, dass Sie in eine monetäre Schieflage geraten sind. Dass Sie dabei sind ein besseres Liquiditäts- und somit Debitorenmanagement umzusetzen könnte beispielweise ein gutes Argument gegen die Annahme des Kunden, Sie hätten finanzielle Probleme, sein.
2. Zeitnahe Rechnungsstellung minimiert Außenstände
Sobald Leistungen erbracht sind, sollten auch die zugehörigen Rechnungen gestellt werden. Umso kleiner der Betrieb und größer der Kundenkreis, desto wichtiger ist dies. Es macht keinen Sinn, dem Kunden einen zinslosen Kredit zu gewähren, weil man die Rechnungsstellung verschleppt. Schlimmer noch, die eigene Zahlungsfähigkeit zur Bedienung von Lieferantenkrediten wird dadurch negativ beeinflusst. Je nach Größe des Kundenkreises bietet es sich an täglich Rechnungen zu stellen. Bei einem kleineren Kundenkreis kann dies nach Bedarf erfolgen, jedoch auch möglichst zeitnah. Am besten ist es aber feste Tage in der Woche für die Rechnungsstellung einzurichten, so gibt es eine Regelmäßigkeit.
3. Lastschriftverfahren anbieten
Eine gute Möglichkeit, um zeitnah an sein Geld zu kommen ist das Lastschriftverfahren. Dies bedingt zwar, dass Sie sich mit der Umsetzung, am besten softwaregestützt, auseinandersetzen. Es hat aber den großen Vorteil, dass Sie den Zeitpunkt des Zahlungseingangs weitgehend selbst bestimmen können. Viele Softwarehersteller haben diese Möglichkeit in ihrer Software schon bedacht, so dass das Lastschriftverfahren im Zusammenspiel mit ihrer Kundendatenbank leicht umzusetzen ist.
4. Skonto gewähren erzielt schnellere Zahlungseingänge
Die Gewährung von Skonto ist eine Möglichkeit dem Kunden einen Anreiz zu geben, möglichst schnell seine Außenstände zu begleichen. Eine in der Praxis häufig vorkommende Zahlungskondition ist „zahlbar in 7 Tagen mit 3 % Skonto oder 30 Tage netto“. Jeder Kunde wird bestrebt sein, das Skonto auch auszunutzen, da es sich durchweg immer lohnt. Und Sie haben in den meisten Fällen nach spätestens sieben Tagen den Zahlungseingang.
Allerdings sollte in der Preiskalkulation auch berücksichtigt sein, dass die Kunden dieses Skonto auch ziehen werden. Sonst fehlen am Ende Deckungsbeiträge, was die Liquidität langfristig auch negativ beeinflussen kann. Also berücksichtigen Sie dies direkt bei der Preisgestaltung. Nimmt der Kunde kein Skonto in Anspruch haben Sie einen zusätzlichen Gewinn erzielt.
5. Bonitätsprüfung
Es gibt sogenannte Wirtschaftsauskunfteien, die Ihnen einen Überblick über die Zahlungsfähigkeit eines Kunden geben können. Auch Ihre Hausbank kann eine solche Überprüfung für Sie durchführen. Dabei erhalten Sie Informationen über Einträge ins Schuldnerverzeichnis, Insolvenz- oder Inkassoverfahren und Zahlungsverhalten des Kunden. Bei unbekannten neuen Kunden und hohem Auftragswert bietet es sich an solche Auskünfte einzuholen, um nicht auf den Forderungen sitzen zu bleiben. Verlangen Sie eine Bürgschaft, Vorkasse oder verzichten Sie auf den Auftrag, falls der Kunde bereits Schwierigkeiten hatte seinen Verpflichtungen nachzukommen.
Auch bei bestehenden Kunden sollten Sie die Zahlungsfristen überwachen. Hier können Sie frühzeitig Schwierigkeiten bei den Kunden erkennen und möglicherweise proaktiv in den Dialog treten. Damit bliebe Ihnen der nächste Punkt bei dem ein oder andern Kunden vielleicht erspart.
6. Konsequente Umsetzung des Mahnwesens
Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind unangenehm für alle Beteiligten. Dennoch sind sie genauso wichtig, wie die zeitnahe Rechnungsstellung. Überlegen Sie sich eine sinnvolle Mahnfolge für eine Zahlungserinnerung und die folgende(n) Mahnung(en). Schicken Sie die Zahlungserinnerungen und Mahnungen auch immer sofort zu diesen Terminen ab. Richten Sie hier auch feste Termine für Ihre Mahnläufe ein, beispielsweise einmal in der Woche.
Vergessen Sie nicht, für die Mahnungen Mahngebühren zu erheben. Somit stellen Sie die Kosten für die Mahnung in Rechnung und erhöhen den Druck auf den Schuldner. Es gibt weiterhin die Möglichkeit Verzugszinsen zu erheben.
Manchmal vergisst der Kunde ohne Absicht die Zahlung und auf diesem Weg kommen Sie schnellstmöglich an ihr Geld. Sollte die Zahlung dennoch ausbleiben, versuchen Sie auf jeden Fall in persönlichen Kontakt mit dem säumigen Zahler zu treten und eine Einigung für die Zahlung zu erreichen. Dies könnte beispielsweise eine Stundung oder Ratenzahlung sein.
Sollte dennoch die Zahlung ausbleiben, scheuen Sie sich auch nicht einen Mahnbescheid beim Amtsgericht zu beantragen. Dadurch können Sie die Verjährung einer Forderung verhindern und einen sogenannten Titel erwirken, der später zwangsvollstreckt werden kann. Zu diesem gerichtlichen Mahnverfahren benötigen Sie keinen Anwalt und es ist recht einfach durchzuführen. Für den Fall, dass Sie häufiger mit Forderungsausfällen konfrontiert sind, lohnt es sich, diese Kompetenz selbst aufzubauen. Sollte es in der Sache vor Gericht gehen benötigen Sie einen Anwalt. Die meisten Forderungen werden allerdings spätestens beim gerichtlichen Mahnverfahren beglichen.
7. Forderungen an ein Factoring-Institut oder Inkasso-Unternehmen abtreten
Natürlich ist auch der Weg über Dritte, ein Inkassobüro oder den Anwalt, legitim. Das bedeutet aber in den meisten Fällen zumindest auf einen Teil der Forderung verzichten zu müssen. Das Inkassobüro möchte schließlich auch etwa verdienen.
Beim Weg über den Anwalt, wird dieser Ihnen seine Leistungen auch in Rechnung stellen, wenn er nichts erreichen kann. So bleiben Sie nicht nur auf der Forderung, sondern auch auf den Anwaltskosten sitzen.
Deswegen sollten Sie möglichst ein Inkassobüro beauftragen.
Während Sie einem Inkasso-Unternehmen erst nach der Fälligkeit abtreten können, ist dies beim Factoring schon vor der Fälligkeit möglich. Sie könne die Forderung sofort nach Entstehung verkaufen. Hierdurch erhalten Sie sofort das Geld von der Factoring-Gesellschaft. Allerdings behält sich auch die Factoring-Gesellschaft einen Teil ein.
8. Bei dauerhaft schlechter Zahlungsmoral auf Vorkasse bestehen
Passend zur Thematik des vorherigen Absatzes bietet es sich an bei manchen Kunden, auf Vorkasse zu bestehen. Insbesondere bei solchen, die schon vorher einmal Probleme bei der Begleichung von Rechnungen hatten. Oder auch bei Kunden, die Sie nicht kennen, die einen schlechten Leumund haben oder ähnliches. Vorkasse ist auch eine gute Möglichkeit, falls Sie normalerweise keine Geschäftsbeziehungen in einen ausländischen Staat haben und sich nicht mit den Inkasso-Gepflogenheiten in diesem beschäftigen möchten oder können.
9. Auf Anzahlungen, Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen bestehen
Um während eines möglicherweise größeren Projekts nicht allzu sehr in Vorleistung treten zu müssen oder bei langen Projekten nicht zu lange auf Zahlungen warten zu müssen, bieten sich Anzahlungen, Teil- und Abschlagsrechnungen an. Hier sind vielfältige Möglichkeiten gegeben, wie zum Beispiel:
- Allgemeine Vorauszahlungen vor Beginn einer Tätigkeit
- Teilzahlungen bei Erreichen von Meilensteinen
- Vorauszahlungen für über das übliche Maß hinaus gehende Materialkosten
- Abschlagsrechnungen nach Erreichen von definierten Zeitpunkten
Zu beachten ist hier, dass bei einer Teilzahlung der Teil der Leistung, der in Rechnung gestellt wird, sehr genau definiert sein muss. Bei der Abschlagsrechnung ist dies nicht der Fall, diese definiert zumeist einen Prozentsatz der Gesamtsumme, der fällig wird.
10. Kalkulationen der Preise überprüfen
Dieser Punkt passt nicht hundertprozentig in das Thema Debitorenmanagement. Er greift schon tiefer. Dennoch gehören Preise auch zu den Kunden, daher nenne ich diesen Punkt hier.
Sie sollten regelmäßig Ihre Preiskalkulationen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie noch rentabel arbeiten. Die Gefahr ist groß bei steigenden Kosten für Material, Personal, Energie und anderen Faktoren, die Kalkulationen nicht auf dem aktuellen Stand zu haben. Bedenken Sie, dass alle obenstehenden Maßnahmen ins Leere laufen, wenn Sie grundsätzlich zu wenig von den Kunden verlangen, um wettbewerbsfähig zu sein.
Umsetzung in der Praxis
Die Konsequente Umsetzung dieser 10 Tipps sollte Ihnen helfen, dass Sie mehr und zeitnaher ihr Geld von den Kunden bekommen.
Aus der Praxis kenne ich leider sehr gut die Probleme wie fehlende Zeit und anders gesetzte Prioritäten. Unter anderem habe ich erlebt, dass Rechnungen nur einmal im Monat gestellt wurden, obwohl regelmäßig über hundert Rechnungen gestellt werden mussten. Für viele dieser Rechnungen hätte man zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung schon längst den Zahlungseingang haben können. Auch Mahnungen wurden in diesem Unternehmen nur alle sechs Monate gestellt. Der Großteil der säumigen Zahler hatte tatsächlich schlicht vergessen die Rechnungen zu bezahlen. Man hat also bei vielen Forderungen grundlos über so einen langen Zeitraum auf das Geld verzichtet.
Machen Sie diese Fehler nicht. Fangen Sie an die Punkte umzusetzen, die sie nicht bereits umgesetzt haben.
Beginnen Sie damit regelmäßig Rechnungen zu schreiben und Mahnläufe zu machen. Wie bereits erwähnt bieten sich hier feste Tage in der Woche an. Schreiben Sie beispielsweise dienstags und donnerstags Rechnungen. Mittwochs machen Sie einen Mahnlauf.
Überdenken Sie Ihre Zahlungskonditionen. Setzen Sie kurze Zahlungsziele und gewähren Sie Skonto für schnelle Zahler, vergessen Sie aber nicht die Preise entsprechend anzupassen. Beziehen Sie das Lastschriftverfahren in Ihre Überlegungen ein, falls es für Sie anwendbar ist. Überlegen Sie, wie Sie die Kunden darüber informieren, dass Sie die Konditionen ändern.
Setzen Sie ab sofort auf Anzahlungen, Teil- oder Abschlagsrechnungen. Kommunizieren Sie dies auch an Ihre Kunden und begründen Sie dies mit Ihren Vorleistungen, die Sie bereits erbringen.
Sollten tatsächlich Kunden nicht auf Ihre Mahnungen und Kontaktversuche eingehen, dann setzen Sie sich mit dem gerichtlichen Mahnverfahren auseinander. Es ist leichter als Sie denken und mir in der Praxis gute Ergebnisse gebracht. Viele Schuldner zahlen, sobald Sie Post vom Gericht bekommen und Sie können die Kosten für das gerichtliche Mahnverfahren dem Schuldner zusätzlich in Rechnung stellen. Falls Sie dies nicht tun wollen geben Sie ihre Forderungen an ein Inkasso-Unternehmen weiter. So bekommen Sie zumindest einen Teil der Forderung.
Dieser Artikel ist Bestandteil einer mehrteiligen Serie, in der es um die Liquiditätssicherung mit verschiedenen Themenschwerpunkten geht:
- Im ersten Teil „10 Tipps mit gutem Debitorenmanagement flüssig zu bleiben“ geht es um Optimierungsmöglichkeiten des Debitorenmanagement, also der Kundenseite (dieser Artikel).
- Der zweite Artikel „8 Maßnahmen mit gutem Kreditorenmanagement Liquidität zu sichern“ ist die lieferantenseitige Betrachtung des Themas Liquidität und ihrer Verbesserung.
- Im dritten Beitrag „11 Möglichkeiten mit Kapital und Vermögen die Liquidität zu verbessern“ werden die Themenbereiche Kapital, Vermögen und auch Kosten und ihre Wirkungen auf die Liquidität betrachtet.
- Der vierte Beitrag beschäftigt sich mit der „Erstellung eines Liquiditätsplanes“ für Ihr Unternehmen und beinhaltet eine kostenlose Liquiditätsplanung als Excel-Datei .