Die Sicherung der Zahlungsfähigkeit ist eine notwendige Existenzbedingung für ein Unternehmen, um eine Insolvenz zu vermeiden. Die Liquidität sollte immer Vorrang vor allen anderen Unternehmenszielen haben. Denn Illiquidität kann dazu führen, dass die unternehmerische Tätigkeit beendet werden muss.
In diesem Beitrag soll es darum gehen, wie eine Liquiditätsplanung dabei helfen kann als Unternehmer zahlungsfähig zu sein und vor allem auch zu bleiben.
Was ist der Zweck der Liquiditätsplanung?
Die Liquiditätsplanung oder der Liquiditätsplan ist ein Werkzeug, um für einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft Zahlungsströme, die Zuflüsse und Abflüsse von Geldvermögen bzw. liquiden Mitteln, zu planen und sichtbar zu machen.
Ob das Geld heute noch für die Begleichung offener Posten reicht, ist durch den Blick aufs Konto sofort zu sehen. Aber die Liquiditätsplanung geht weiter, denn Sie sagt Ihnen, ob Sie dies in der Zukunft, also in einigen Monaten noch können. Sie zeigt also den Kapitalbedarf des Unternehmens an, die liquiden Mittel die nötig sind, um das Unternehmen in Gang zu halten.
Ist das Unternehmen nicht mehr in der Lage die fälligen Verbindlichkeiten zeit- und betragsgenau zu begleichen, ist es illiquide (zahlungsunfähig), was zur Insolvenz führen kann.
Zahlungsengpässe sind mit der Liquiditätsplanung schon Monate im Voraus zu erkennen. Sie können also schon weit im Vorfeld mit Maßnahmen, wie beispielweise der Nachfrage nach einem kurzfristigen Darlehen, gegen die Folgen von Liquiditätsengpässen gegensteuern. Weiterhin ist es so möglich bei größeren Anschaffungen, beziehungsweise den korrespondierenden Auszahlungen dafür, schon im Vorfeld sicher zu sein diese Zahlungen leisten zu können. Somit sind Investitionen besser planbar und die Folgen der Auszahlungen auf die Liquidität ersichtlich.
Außerdem können Sie durch das Erkennen von Engpässen der Liquidität auch die Ursachen von Liquiditätsrisiken analysieren. Es bietet sich also die Chance ansonsten unerkannte Risiken mit der Liquiditätsplanung aufzudecken. In der Zukunft bringt die Behebung eines solchen Risikos einen weiteren Beitrag zur langfristigen Liquiditätssicherung beziehungsweise des Liquiditätsbedarfs.
Der Liquiditätsplan ist aber nicht nur ein internes Werkzeug, sondern wird auch häufig von Banken und anderen Institutionen verlangt, wenn Sie mit Ihnen Geschäftsbeziehungen eingehen. Ein Liquiditätsplan ist auch immer Bestandteil eines Businessplans bei der Gründung eines Unternehmens.
Wie erstelle ich eine Liquiditätsplanung?
Zum Erstellen einer Liquiditätsplanung werden ausgehend vom Anfangsbestand des Geldvermögens die prognostizierten Einzahlungen des betrachteten Zeitraums den prognostizierten Auszahlungen gegenübergestellt. Im Prinzip also Anfangsbestand zuzüglich Einzahlungen und abzüglich Auszahlungen. Dies wiederholt man für die späteren Zeiträume, wobei die Überschüsse oder Fehlbeträge jeweils den Anfangsbestand des folgenden Zeitraums bestimmen. Es wird also die Entwicklung des Zahlungsmittelbestandes aber auch des Geldvermögens und seine Überführung in liquide Mittel dargestellt. So wissen Sie, wann Sie wieviel Geld zur Verfügung haben.
Zahlungsmittelbestand, liquide Mittel und Geldvermögen
Die liquiden Mittel werden unterteilt in die liquiden Mittel 1. Ordnung, die liquiden Mittel 2. Ordnung und die liquiden Mitte 3. Ordnung.
Die liquiden Mittel 1. Ordnung sind gemeinhin definiert als Zahlungsmittelbestand, bestehend aus dem Bargeld und dem Buchgeld (Sichteinlagen, täglich fällige Guthaben). Das sind alle sofort zur Verfügung stehenden Zahlungsmittel. Hierzu zählen beispielsweise die Barkasse, das Geschäftskonto auf der Bank und das Tagesgeldkonto.
Zu den liquiden Mitteln 2. Ordnung werden zusätzlich zu den Vorgenannten Schecks, Wechsel, die kurzfristig veräußerbaren Wertpapiere des Umlaufvermögens sowie die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gezählt. Gemeint ist bei den Wertpapieren alles an schnell zu verflüssigenden Positionen, wie Aktien, Fonds und Wertpapierdepots.
Die liquiden Mittel 3. Ordnung beinhalten über die liquiden Mittel 2. Ordnung hinaus auch Waren, Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe. Sie sind also nicht mehr so einfach und schnell in Zahlungsmittel umzuwandeln.
Darüber hinaus wird als Nettogeldvermögen die liquiden Mittel 2. Ordnung zuzüglich der Forderungen und abzüglich der Verbindlichkeiten bezeichnet. Das Geldvermögen umfasst also Bargeld, Buchgeld, Schecks, Wechsel, kurzfristig veräußerbare Wertpapiere des Umlaufvermögens, Forderungen und Verbindlichkeiten.
Dispositive und strukturelle Liquidität
Diese schnell in Geldmittel umwandelbaren Vermögenspositionen, also die liquide Mittel 2. Ordnung, dienen der dispositiven Liquidität. Sie bezeichnet die Fähigkeit seinen Verbindlichkeiten jederzeit in Höhe und Fälligkeit nachkommen zu können. Zur dispositiven Liquidität zählen auch Zahlungsmittelreserven. Unter den Begriff der Zahlungsmittelreserven fallen unter anderem nicht ausgenutzte Kreditlinien, wahrscheinliche Einzahlungen oder andere Möglichkeiten der Geldbeschaffung.
Im Gegensatz zu dispositiver Liquidität wird von struktureller Liquidität gesprochen, wenn es um die Liquidierbarkeit von Vermögenspositionen geht. Das bedeutet, dass Vermögensgegenstände als direkt Zahlungsmittel dienen oder möglichst flexibel in diese umgewandelt werden, um den fälligen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. Hierbei können auch Vermögensgegenstände des Anlagevermögens in Zahlungsmittel umgewandelt werden.
Der Zeitraum der Liquiditätsplanung
Es wird unterschieden in kurzfristige und langfristige Liquiditätsplanung. Die kurzfristige Liquiditätsplanung betrachtet einen Zeitraum von wenigen Wochen. Die Planung erfolgt sehr genau auf Tages- oder Wochenbasis bis hin zur Quartalsbasis. Hierbei versucht die kurzfristige Liquiditätsplanung akute Liquiditätsunterdeckungen und Gegenmaßnahmen, wie beispielsweise kurzfristige Kredite oder Stundungsvereinbarungen mit Lieferanten darzustellen. Die kurzfristige Liquiditätsplanung ist also sehr zweckbezogen und wird meistens nach Überwindung des Liquiditätsengpasses nicht mehr weitergeführt.
Die langfristige Liquiditätsplanung betrachtet einen Zeitraum von einem Jahr und mehr, bis zu drei Jahren. Dadurch wird die Liquiditätsplanung umso unsicherer und ungenauer, desto weiter man in die Zukunft blickt. Über einem Zeitraum von drei Jahren ergibt eine Liquiditätsplanung durch die zunehmende Unsicherheit kaum noch Sinn. Zumeist wird hier in Monaten, seltener in Kalenderwochen geplant. Bei der längerfristigen Liquiditätsplanung wird der Liquiditätsbedarf ermittelt und dargestellt, die langfristige Liquiditätsplanung stellt somit ein Instrument der langfristigen Liquiditätssicherung für ein Unternehmen dar.
Zumeist wird in der Praxis mit einem langfristigen Liquiditätsplan eine Vorschau für mindestens ein Jahr erstellt. Seltener wird über ein Jahr hinaus geplant. Dies sollte aber zumindest gegen Ende des Jahres für das erste Quartal des Folgejahres geschehen, um einigermaßen eine Planungssicherheit zu haben bevor der Liquiditätsplan des ganzen Folgejahres aufgestellt wird.
Je nach Fristigkeit des Liquiditätsplan finden sich für Tage, Kalenderwochen oder für die Monate eines Jahres im Voraus die Ein- und Auszahlungen aufgelistet. In der Praxis finden sich, wie oben beschrieben, seltener Liquiditätspläne, die tagesgenau aufgestellt sind. Es ist aber durchaus möglich eine tagesgenaue Erfassung der Ein- und Auszahlung vorzunehmen und eine Aggregation auf Kalenderwoche oder Monat durchzuführen. Dadurch sind auch Liquiditätsengpässe, die nur wenige Tage betreffen erfassbar.
Je mehr Zahlungsvorgänge in einem Unternehmen vorhanden sind, umso wichtiger ist die Liquiditätsplanung und desto feiner muss sie sein. Dies kann beispielsweise für große Handelsunternehmen nötig sein. Außerdem empfiehlt sich eine feinere Granulierung, wenn nicht genügend Puffer in Form von Liquidität vorhanden ist, allerdings sollte auch die Mehrzahl der Ein- und Auszahlungen von vornherein fast auf den Tag genau bekannt sein.
Bei Gründern wird zumeist im Rahmen des Businessplans eine Liquiditätsplanung verlangt und diese sollte auch in den Anfangsjahren genau gepflegt werden, um Zahlungsschwierigkeiten vorzubeugen. Außerdem kann ein Vergleich der tatsächlichen Liquiditätsentwicklung mit der ursprünglichen Liquiditätsplanung des Businessplans sehr aufschlussreich sein, um Maßnahmen zur Unternehmenssteuerung abzuleiten. Sind beispielsweise zu hohe Bestände im Lager aufgebaut und dadurch die liquiden Mittel zu niedrig, muss man dafür sorgen, dass weniger Lagerhaltung vorgenommen und Liquidität frei wird.
Festhalten können wir bei der Zeitraumbetrachtung der Liquiditätsplanung, dass für die meisten Zwecke eine Verdichtung auf Monate ausreicht. Diese wird für ein Jahr im Voraus erstellt und vor dem Jahreswechsel auf mindestens das erste Quartal des Folgejahres ausgeweitet.
Brutto- oder Nettowerte
Die Frage, ob die Beträge der Liquiditätsplanung in brutto oder netto ausgewiesen werden sollen, hängt vor allem von der Zielsetzung ab.
Auch wenn die Umsatzsteuer für Unternehmen ein durchlaufender Posten ist, so beeinflusst die Umsatzsteuer die Höhe des Geldvermögens. Da Geldflüsse die Umsatzsteuer enthalten, denn auf dem Konto gehen Bruttobeträge ein, ist ein Ausweis von Bruttowerten realitätsnäher. Die Veränderung der liquiden Mittel ist mit Bruttowerten besser abgebildet. Investitionen werden in Nettobeträgen geplant, die Umsatzsteuer muss aber dennoch zwischenfinanziert werden. Also muss dies als abfließende Liquidität im Liquiditätsplan berücksichtigt werden.
Auch der Ausweis von Nettobeträgen ist grundsätzlich möglich. Nettobeträge haben den Vorteil, dass sie näher an der betriebswirtschaftlichen Auswertung beziehungsweise der Gewinn- und Verlustrechnung sind, da diese Nettobeträge beinhalten. Umsatzsteuerzahlungen oder Umsatzsteuererstattungen aus den Umsatzsteuervoranmeldungen und dem Jahresabschluss müssen auch entsprechend berücksichtigt werden. Diese sind ebenfalls Liquiditätsabflüsse oder Liquiditätszuflüsse, die die liquiden Mittel beeinflussen.
Die Liquiditätsplanung - Differenz der Ein- und Auszahlungen
Die Liquiditätsplanung beinhaltet alle Einnahmen und Ausgaben, die den Zahlungsmittelbestand betreffen, also liquiditätsrelevant sind. Das bezeichnet man auch als zahlungswirksam. Diese zahlungswirksamen Geldströme lassen sich grob unterteilen in:
- Bekannte beziehungsweise sichere Auszahlungen
- Unsichere Auszahlungen
- Bekannte beziehungsweise sichere Einzahlungen
- Unsichere Einzahlungen
Bekannte beziehungsweise sichere Ein- und Auszahlungen sind einfach zu handhaben. Beispielsweise sind Lohn- und Gehaltszahlungen sicher und in der Höhe im Voraus bekannt und treten immer an einem planbaren Tag im Monat auf.
Schwieriger wird es bei den unbekannten Ein- und Auszahlungen. Dadurch, dass der Liquiditätsplan in die Zukunft blickt, entsteht Unsicherheit. Die Zukunftssicht bedingt es, dass hier teilweise Termine und Höhe der zahlungswirksamen Geldströme nicht bekannt sind. Dennoch müssen diese geplant werden.
Der Prozess der Liquiditätsplanung selbst ist sehr einfach erklärt. Am Beginn der Liquiditätsplanung stehen die Anfangsbestände der liquiden Mittel. Zu diesen werden die voraussichtlichen Einzahlungen hinzugerechnet und die voraussichtlichen Auszahlungen abgezogen. Als Ergebnis bleibt die verfügbare Liquidität des betrachteten Zeitraums. Dazu im Folgenden mehr Details.
Einzahlungen
Schauen wir uns die Einzahlungen näher an und beginnen wir bei den einfachsten Einzahlungen oder auch Zuflüssen von Geldmitteln.
Zuflüsse sind klassischerweise die Umsatzerlöse. Vereinfacht könnte man sagen, dass es sich hier um abgesetzte Menge mal Preis handelt. Der Termin der Realisierung des Umsatzes steht durch das Stellen der Rechnung fest. Somit ist auch die Periode, der der Umsatz zugeordnet ist, fest definiert. Dadurch, dass der Kunde aber ein Zahlungsziel hat, kommt es zu Einzahlungsverzögerungen. Die Realisierung des Umsatzes und die tatsächliche Einzahlung des Rechnungsbetrags sind entkoppelt. Diese Einzahlungsverzögerungen können sich, beispielsweise bei einem Zahlungsziel von 90 Tagen, deutlich auf die Liquidität auswirken. Deswegen ist es wichtig, seine Zahlungsziele möglichst kurz zu halten, wie ich es neben anderen Hinweisen in diesem Artikel beschrieben habe: 10 Tipps mit gutem Forderungsmanagement flüssig zu bleiben. Außerdem muss für die Darstellung der Einzahlungen aus Umsatzerlösen eine realistische Annahme für die Termine der Geldzuflüsse getroffen werden. Nicht alle Zahlungsmittelzuflüsse werden im selben Monat der Rechnungsstellung eingehen. Hier kann in der Liquiditätsplanung eine aus der Erfahrung resultierende prozentuale Verteilung der Zuflüsse übernommen werden.
Weitere Zuflüsse können Einzahlungen (Eigen- oder Fremdkapitalerhöhungen) in das Unternehmen beziehungsweise Privateinlagen bei Einzelunternehmern oder Personengesellschaften sein. Hierbei wird das Betriebsvermögen erhöht und liquide Mittel fließen dem Unternehmen zu.
Es gibt auch Einzahlungen, die nicht direkt mit der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit zu tun haben. Sie zählen zu den sonstigen betrieblichen Erträgen oder auch dem Finanzergebnis. Dies können Erträge aus Vermietung und Verpachtung sein, Zinserlöse oder Dividenden aus Wertpapieranlagen, vorausgesetzt der Betriebszweck ist eben nicht die Vermietung, Verpachtung oder die Anlage von Wertpapieren. In diesem Fall gehören diese sonstigen Erträge nicht zu den Umsatzerlösen, ziehen aber dennoch Zahlungsmittelzuflüsse mit sich. Hierzu können auch Einnahmen aus Gebühren, Lizenzen und Nutzungsentgelten zählen. Außerdem auch außerordentliche Erträge aus dem Abgang von Vermögensgegenständen, beispielsweise bei der Veräußerung einer auf Erinnerungswert abgeschriebenen Maschine, die noch einen Erlös erzielt. Im Prinzip also alles, was einen Zahlungsmittelzufluss bringt, ohne dass es zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens zählt.
Auch bei diesen Zuflüssen sind etwaige Zahlungsziele in der Finanzplanung zu berücksichtigen. Bei Mieten oder Pacht wird das Einzahlungsdatum sehr gut zu antizipieren sein, was auf den Ertrag aus dem Abgang von Vermögensgegenständen nicht sein muss.
Auch Einzahlungen aus Darlehen sind liquiditätsrelevant und werden in die Liquiditätsplanung aufgenommen. Auch hier sollte der Termin der Einzahlung genau bekannt sein, da ein Darlehen einen längeren Vorlauf mit sich bringt.
Auszahlungen
Zu den Auszahlungen oder Abflüssen von Geldmitteln zählt der Wareneinsatz oder Materialaufwand, also Zahlungen für bezogene Lieferungen in produzierenden Unternehmen. Ebenso kommt es durch bezogene Leistungen beziehungsweise Fremdleistungen zu einem Zahlungsmittelabfluss. Die Zahlungsmittelabflüsse sind bei diesen Positionen von den Zahlungsbedingungen des Lieferanten abhängig. Hier bietet es sich an eine prozentuale Verteilung aus Erfahrungen der Vergangenheit abzuleiten und die Abflüsse anhand dieser zu planen.
Einfacher ist es die Liquiditätsabflüsse durch Löhne, Gehälter, und Sozialleistungen zu planen, da diese immer an feste Termine geknüpft sind. Gleiches gilt für Zins- und Tilgungszahlungen für Darlehen. Auch diese sind regelmäßig und termingebunden. Ebenso sind Miet- und Leasingzahlungen verhältnismäßig einfach zu planen. Dies ist ebenfalls bei Steuerzahlungen und Steuervorauszahlungen der Fall. Hierzu gehören auch die Auszahlungen für die Umsatzsteuer.
Schwieriger wird dies bei Investitionen und anderen Anschaffungen, bei denen im Voraus zwar der Investitionsbedarf bekannt ist. Auch der ungefähre Zeitpunkt der Anschaffung ist hier meistens bekannt. Dennoch gilt es bei komplizierten Investitionsprojekten erst verschiedene Investitionsentscheidungen gegeneinander abzuwägen, unterschiedliche Angebote einzuholen und daraus die beste Investitionsentscheidung abzuleiten. Dadurch können größere zeitliche Verzögerungen eintreten. Der genaue Zeitpunkt des Abflusses der Liquidität ist hier also oftmals erst nach erfolgter Vertragsverhandlung und der Nennung von Lieferzeiten abzuschätzen. Daher ist hier der Mittelabfluss meistens nur grob im Vorfeld in Höhe und Fälligkeit bekannt und kann nur abgeschätzt werden, es gibt also größere Unsicherheit bei Investitionen.
Bei Auszahlungen an Gesellschafter und bei Privatentnahmen können sowohl ungeplante als auch geplante Auszahlungen auftreten. Während Auszahlungen an Gesellschafter in Form von Ausschüttung nach Entscheidung über die Ergebnisverwendung längerfristig bekannt und planbar sein können, ist dies bei den Privatentnahmen oft nicht der Fall. Bei letzterem kann der Auslöser beispielsweise ein unvorhergesehener Zahlungsengpass des Unternehmers einer Personengesellschaft sein.
Der Kontokorrentrahmen im Liquiditätsplan
Ein Unternehmen kann bei der Bank einen Kontokorrentkredit beantragen. Dieser ist eine Zahlungsmittelreserve und fungiert als eine Art Puffer für die Überziehung des Kontos. Innerhalb dieses Puffers werden weniger Zinsen für Überziehung des Kontos fällig als die gewöhnlich fälligen Überziehungszinsen. Bewegen sich Überziehungszinsen teilweise im Bereich von 13 % bis 18 %, sind Kontokorrent-Überziehungszinsen meist deutlich niedriger in einer Bandbreite von 5 % bis 15 %. Daher kann es sinnvoll sein einen solchen Kontokorrentkredit zu beantragen. Der Kontokorrentkredit stellt eine Möglichkeit flexibler Überbrückung kurzfristiger Liquiditätsengpässe dar. Im Prinzip wird dieser ähnlich einem Darlehen vereinbart und mitunter auch durch einen Bürgen gesichert.
In der Liquiditätsplanung gilt dieser Kontokorrentkredit als zusätzliches Guthaben, da eine Liquiditätsunterdeckung erst nach vollständigem Aufbrauchen dieser Kreditlinie auftritt. Dennoch sollte die Nutzung eines Kontokorrentrahmens nicht dauerhaft geschehen. Bei dauerhafter Nutzung des Kontokorrentrahmens ist eine Umschichtung in ein Darlehen mit niedrigeren Zinsen als für den Kontokorrentrahmen sinnvoll.
Vom Liquiditätsplan ausgenommene Vorgänge
Nicht in einen Liquiditätsplan gehören alle zahlungsunwirksamen Vorgänge. Diese können durchaus ergebniswirksam sein, also Ertrag oder Aufwand. Hierzu zählen beispielsweise die Absetzung für Abnutzung (Abschreibungen), die zwar in der GuV betrachtet werden, aber nicht zu einem Zahlungsmittelabfluss führen. Außerdem gehören hierzu alle anderen Aufwendungen und Erträge, aus der GuV, die nicht zahlungswirksam sind. Beispielsweise sind Zuführungen zu Rückstellungen und Auflösungen von Rückstellungen nicht zahlungswirksam und werden deshalb von der Betrachtung im Liquiditätsplan ausgenommen. Auch alle Arten von kalkulatorischen Kosten und kalkulatorischen Erlösen sind nicht Bestandteile einer Liquiditätsplanung.
Häufige Fehler bei der Erstellung des Liquiditätsplanes
In der Praxis kommen häufig ähnliche Fehlerquellen zum Vorschein.
Regelmäßige Pflege und Aktualisierung ist vonnöten, damit die Liquiditätsplanung auch tatsächlich bei der Erkennung von Liquiditätsrisiken helfen kann.
Prognosen werden oft nicht vorsichtig genug anzusetzen. Eine grob falsche Einschätzung der Ein- und Auszahlungswahrscheinlichkeiten, ebenso wie die zu großzügige Schätzung von Umsätzen und den korrespondierenden Einzahlungen oder die erwarteten Auszahlungen zu niedrig anzusetzen fallen alle unter diesen Punkt. Auch die fehlende Berücksichtigung von Zahlungsausfällen oder verspäteten Zahlungen sind eine häufige Fehlerquelle. Zahlungsausfälle durch dubiose und uneinbringliche Forderungen müssen einkalkuliert werden und werden es oft nicht. Nicht alle gestellten Rechnungen werden beglichen, hier gilt es auf Erfahrungswerte der Vergangenheit aufzubauen und prozentuale Wahrscheinlichkeiten zu prognostizieren.
Auch die Berücksichtigung von zahlungsunwirksamen Vorgängen oder kalkulatorischer Kosten ist öfter anzutreffen. Diese gehören, wie schon oben erwähnt ausdrücklich nicht in die Liquiditätsplanung.
Auch wenn kleinere Beträge keine großen Auswirkungen haben, hat die Nichtbeachtung dieser kleinen Beträge oft beträchtliche Folgen. Getreu dem Motto „auch Kleinvieh macht Mist“ sollten auch kleinere Einzahlungen sowie Auszahlungen in der Liquiditätsplanung mit derselben Sorgfalt wie große Zahlungen behandelt werden.
Je nach Vereinbarung mit dem Finanzamt kommt es zu Erstattungen oder Zahlungen für Vorsteuer und Umsatzsteuer mitunter erst im Folgemonat. Diese sollten also genau geplant werden.
Prinzipiell ist nicht exaktes Arbeiten ein häufiger Fehler bei der Liquiditätsplanung. Hier muss mit der nötigen Sorgfalt vorgegangen werden, auch bei der späteren Pflege, wenn Ist-Werte der vergangenen Monate ergänzt werden. Dir Liquiditätsplanung muss immer aktuell gehalten werden und Annahmen müssen revidiert werden, sollten sie sich als unhaltbar herausstellen.
Excel-Beispiel der Liquiditätsübersicht
Für die Erstellung der Liquiditätsübersicht finden Sie hier die Datei zum Herunterladen. Sie können diese Datei anhand der folgenden Erklärungen für Ihr Unternehmen nutzen beziehungsweise verändern und auf Ihr Unternehmen anpassen. Wie oben angesprochen ist es möglich die Angaben in brutto oder in netto vorzunehmen. Die Beispieldatei benutzt Nettowerte.
Tabellenblatt Anfangsbestände
Der erste Schritt der Liquiditätsplanung ist die Erfassung der Anfangsbestände der liquiden Mittel. Dies geschieht in der Tabelle „Anfangsbestände“. Hier tragen Sie die Bestände der Kasse, der Girokonten und der Tagesgeldkonten ein. Verfügen Sie über mehr Konten oder Kassen als hier angegeben, so fügen Sie diese hinzu und überprüfen, ob diese in den Summen addiert werden. Falls nicht müssen Sie den Bereich der Summen vergrößern, um die neuen Konten mit einzubeziehen.
Tabellenblatt Umsatzplanung
Im nächsten Schritt geht es an die Umsatzplanung sowie die entsprechende Modellierung der Einzahlungswahrscheinlichkeiten der Umsätze. Es geht also um die ungefähre Planung der Erhöhung der liquiden Mittel durch Einzahlungen.
Hierzu wird zuerst eine Umsatzplanung im Tabellenblatt „Umsatzplanung“ erstellt. In dieser wird die wahrscheinliche Verteilung der Umsätze auf die einzelnen Monate antizipiert. Bei einem annähernd gleichen Geschäftsverlauf über das Jahr gestaltet sich dies nicht übermäßig schwer. Auch bei Saisongeschäften kann man sich zumindest an den Vorjahren orientieren und eine ungefähre Umsatzplanung erstellen. Auch wenn das Geschäft unvorhersehbaren Schwankungen folgt, die keinerlei Regel folgen, muss eine Umsatzplanung nach bestem Wissen erstellt werden. Diese ist dann mit größerer Unsicherheit behaftet als die vorher genannten.
In den oberen Zeilen tragen Sie die Umsatzplanungen ein. Diese wird für Inland und Ausland getrennt eingetragen, damit später die Umsatzsteuer entsprechend berücksichtigt werden kann.
Je nach Zahlungskonditionen beziehungsweise dem Zahlungsziel ihrer Kunden und tatsächlicher Forderungslaufzeit wird als nächstes die prozentuale Verteilung der Einzahlungen auf die folgenden Monate geschätzt. Logischerweise kann bei einem Zahlungsziel von 90 Tagen nicht damit gerechnet werden, dass alle Forderungen im Monat der Rechnungsstellung beglichen werden. Aus dem laufenden Betrieb sollten hier Erfahrungswerte vorliegen. Diese sollten Sie auswerten, um zu erkennen, wann die Kunden erfahrungsgemäß die Rechnungen begleichen. Anhand dieser Erkenntnisse geben Sie die Prozentsätze für die Einzahlungen im selben Monat, im ersten Folgemonat und so weiter an. Die blau hinterlegten Felder sind die Forderungen aus dem Vorjahr, die zwar schon im alten Jahr zum Umsatz wurden, aber die noch nicht beglichen worden sind. Bei diesen gilt dieselbe Regel bei der prozentualen Verteilung.
Weiterhin sollten Sie auch einen Erfahrungswert haben, wieviel der Forderungen uneinbringlich sind. Auch dieser kann hier angegeben werden. So sollte die Verteilung der zugehörigen Einzahlungen der geplanten Umsätze halbwegs realistisch gelingen und daher in etwa den tatsächlichen späteren Einzahlungen entsprechen. Sollte dies nicht gelungen sein, so können Sie hier dennoch einiges lernen und Erfahrungswerte für eine spätere Liquiditätsplanung gewinnen, um in späteren Perioden eine genauere Liquiditätsplanung erstellen zu können.
Da hier der Umsatz als Nettowert betrachtet wird, ist es ganz unten in der Tabelle möglich den Umsatzsteuersatz einzutragen und gleich den Betrag der Umsatzsteuer, die für den Umsatz im Inland fällig wird, anzeigen zu lassen.
Tabellenblatt Einkauf
Haben wir eben die Höhe der erwarteten Umsätze und den Termin der korrespondierenden Einzahlungen geschätzt, so schauen wir uns nun die Seite der erwarteten Abflüsse von liquiden Mitteln, also der Auszahlungen, an. Dies geschieht auf dem Tabellenblatt „Einkauf“.
Auch hier wird mit Wahrscheinlichkeiten, die aus der Vergangenheit bekannt sein sollten oder entsprechend aufbereitet werden müssen, gearbeitet. Für einige Unternehmensarten sind der Materialaufwand, die Fremdleistungen, die Handelswaren und die Ausgangsfrachten mit der Höhe des Umsatzes gekoppelt. Deswegen greift die Formel auf den Umsatz zu und multipliziert diesen mit der angenommenen prozentualen Verteilung. Diese gilt es aus den Vorjahren bestmöglich auszuwerten und hier zu hinterlegen.
Zusätzlich wird noch, analog zur Umsatzplanung, die prozentuale Verteilung der tatsächlichen Liquiditätsabflüsse im Monat und im ersten Folgemonat berechnet. Von weiteren Monaten über den ersten Folgemonat hinaus habe ich bei der Planung der Auszahlungen abgesehen, diese ist aber ohne Weiteres wie beim Umsatz möglich, falls Sie längere Zahlungsziele bei Ihren Lieferanten in Anspruch nehmen. Hierzu muss die Tabelle analog zu der Tabelle der Umsatzplanung angepasst werden. Die Verbindlichkeiten aus dem Vorjahr sind in die blau hinterlegten farbigen Felder einzutragen.
Da auch hier wieder mit Nettowerten gerechnet wird, ist die abzugsfähige Vorsteuer unten angegeben.
Tabellenblatt Liquiditätsplanung
Ist die Vorarbeit getan, wird im Tabellenblatt „Liquiditätsplanung“ automatisch der Umsatz mit seinen erwarteten Einzahlungen angezeigt. Bei den Einzahlungen sind zusätzlich zu den Einzahlungen aus Umsatzerlösen noch Zeilen für Umbuchungen von einem Tagesgeldkonto, die Sie beispielweise zur Deckung für kurzfristige Liquiditätsengpässe umbuchen können, beziehungsweise für Steuererstattungen (siehe Hinweis zur Umsatzsteuer) vorgesehen. Die Summe dieser Zeilen ergibt die Gesamteinzahlungen.
Von den Gesamteinzahlungen werden im Folgenden die Auszahlungen abgezogen.
Die prozentual vom Umsatz abhängigen Auszahlungen werden automatisch vom Tabellenblatt „Einkauf“ übernommen.
Unter der Überschrift „Kosten“ sind sonstige Kosten, die das Unternehmen betreffen angegeben. Dies sind die in der Praxis häufig vertretenen Kostenarten. Beispielsweise Reparaturen und Instandhaltungen. Die Instandhaltungen sind im vornherein bekannt, können also gut geplant werden. Die Reparaturen sollten sich über die schon bekannten und fälligen Reparaturen hinaus an den Erfahrungswerten der Vorjahre orientieren. Die restlichen aufgeführten Kostenarten sollten größtenteils im Voraus bekannt sein. Sollte Ihnen speziell noch etwas fehlen, so können Sie auch hier weitere Zeilen einfügen.
Die „Steuern/Abgaben“ zeigen die Abflüsse von liquiden Mitteln für Steuern, Abgaben und Gebühren. Beachten Sie den Hinweis zur Umsatzsteuer weiter unten.
Die letzte Überschrift „Kapitaldienst“ zeigt die Auszahlungen für Tilgungen und Zinsen für Darlehen an. Auch diese sind nach dem Tilgungsplan für gewöhnlich über Jahre im Vorhinein bekannt.
Die Zeile Gesamtauszahlungen zeigt nun alle Auszahlungen, die für den Monat erwartet werden in Summe an. Diese werden von den erwarteten Einzahlungen abgezogen und ergeben im Besten Fall die Überdeckung beziehungsweise die Unterdeckung der liquiden Mittel.
Unter der Zeile der „Über- oder Unterdeckung“ finden Sie noch die kumulierte Über- und Unterdeckung. Hier sehen Sie die Liquiditätsentwicklung über die Monate. Man kann also hier erkennen, ob in den letzten Monaten mehr liquide Mittel zu- oder abgeflossen sind und sofort mögliche Probleme erkennen. Beispielsweise sieht man in der Musterdatei, im Januar, Februar, Juni, August, September und Oktober eine kumulierte Unterdeckung auftritt, da die Auszahlungen die Einzahlungen übertreffen.
Die nächsten drei Zeilen zeigen die liquiden Mittel, die Kontokorrentlinie und die maximale Liquidität an. Die liquiden Mittel sind der Anfangsbestand zuzüglich der Einzahlung abzüglich der Auszahlungen. Die Kontokorrentlinie, die mit der Bank verhandelt wurde, ist der zusätzliche aber mit Kosten behaftete Puffer. Die maximale Liquidität gibt die liquiden Mittel plus die Kontokorrentlinie an. Geht die maximale Liquidität bei der Liquiditätsplanung ins Minus hat das Unternehmen ein großes Finanzierungsproblem. Im Beispiel erkennt man, dass ein tatsächlicher Liquiditätsengpass nur in den Monaten August, September und Oktober auftritt. Dies ist aus der Zeile liquide Mittel ersichtlich. Weiterhin kann man erkennen, dass die maximale Liquidität durch die Kontokorrentlinie den Engpass beseitigen kann.
Es ist weiterhin noch der Bestand an Tagesgeld angegeben, zur kurzfristigen Deckung von Liquiditätsengpässen, kann hier in die Zeile „Umbuchung Tagesgeld“ umgeschichtet werden. Dies empfiehlt sich sobald in der Zeile liquide Mittel die Summe ins Minus läuft. Denn die Kontokorrentlinie auszunutzen, kostet Zinsen, die Umbuchung vom Tagesgeldkonto nicht.
Liquiditätsanalyse
Zu guter Letzt finden Sie im Tabellenblatt „Liquiditätsanalyse“ noch vier Diagramme, die Ihnen die wichtigsten Informationen auf einen Blick darstellen.
Hier sehen Sie auf der linken Seite zwei Diagramme, die die Über- oder Unterdeckung zeigen. Oben sieht man auf dem Balkendiagramm den Saldo der Einzahlungen über die Auszahlungen. Sie können also auf den ersten Blick sehen in welchen Monaten die Einzahlungen die Auszahlungen übersteigen oder nicht. Aber Achtung. Ein negativer Wert hier bedeutet noch nicht, dass die Liquidität nicht mehr ausreicht. Ein negativer Wert zeigt allenfalls, das die Auszahlungen die Einzahlungen übersteigen und es hier womöglich Handlungspotential gibt. Unten sieht man die selbe Information etwas plastischer als Flächendiagramm.
Die Liquidität sehen Sie in den beiden Diagrammen auf der rechten Seite. Hier können Sie sehen, wann tatsächlich die Gefahr der Illiquidität besteht. Im oberen Liniendiagramm sehen Sie, in welchem Monat die Liquidität ins Minus rutscht. Es könnte hier beispielsweise Bedarf bestehen, eine Umbuchung vom Tagesgeldkonto vorzunehmen oder den Kontokorrentrahmen in Anspruch zu nehmen. Ist beides ausgereizt, besteht tatsächlich ein Problem, das es zu lösen gilt, um den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Das untere Flächendiagramm zeigt die kumulierte Liquidität im Verlauf an. Hier ist genau zu erkennen, inwieweit die kumulierten Einzahlungen die kumulierten Auszahlungen übersteigen. Oder eben nicht. Was hier in beiden Diagrammen anschaulich zu sehen ist, ist dass die Monate September bis November problematisch sind. In diesem Beispiel sind aber noch genügend Zahlungsmittelreserven vorhanden, was Sie im Tabellenblatt „Liquiditätsplanung“ sehen können. Eine Umbuchung vom Tagesgeldkonto auf das Geschäftskonto würde also in diesem Fall den Engpass beheben.
Ein Hinweis zur Umsatzsteuer
Da die Regelungen und Ausgestaltungen der Abgabe der Umsatzsteuer sehr individuell sind und darüber hinaus in den Bereich der Steuerberatung fallen, ist in der Beispieldatei nur ein vereinfachendes Modell für die Umsatzsteuerzahlungen angegeben. Die genaue Regelung Ihres Unternehmens kann Ihnen Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltung nennen. Im Anschluss passen Sie die Datei entsprechend Ihrer Regelung an.
Pflege der Datei
Ist die Datei fertig erstellt, setzen Sie Termine, um die Ist-Werte in verstrichenen Monaten zu ergänzen. Das bedeutet die Umsatzplanung wird in die tatsächlichen Umsätze überführt. Die tatsächlichen Einkäufe und Kosten werden ebenfalls ergänzt, so dass Sie auf den Wert der tatsächlichen liquiden Mittel am Ende des jeweiligen Monats in der Datei kommen. Gegebenenfalls müssen Sie unterjährig die Planung an neue Gegebenheiten und Erkenntnisse anpassen, wenn beispielsweise eine größere Reparatur vonnöten ist oder eine ungeplante Investition.
Fazit zur Liquiditätsplanung
Die Liquiditätsplanung ist für ein Unternehmen jeglicher Größe ein mächtiges Kontrollwerkzeug und Steuerungsinstrument. Festzuhalten ist, dass ohne Liquiditätsplanung das Risiko eines Liquiditätsengpasses im Vorfeld oft nicht erkannt wird. Durch frühzeitiges Erkennen eröffnen Sie sich jedoch die Möglichkeit rechtzeitig gegenzusteuern und geeignete Maßnahmen zur Behebung des Liquiditätsengpasses zu ergreifen. Das verhindert teure Mahngebühren, Überziehungszinsen, Vertrauensverlust bei den Banken und Lieferanten und senkt die Insolvenzgefahr. Vor allem gibt eine Liquiditätsplanung die Möglichkeit, den Fortbestand des Unternehmens zu sichern.
Selbstverständlich ist die Pflege eines Liquiditätsplans aufwändig, dennoch ist der Wert einer solchen Planung nicht zu unterschätzen. Selbst sehr solvente Unternehmen sollten eine Liquiditätsplanung besitzen und benutzen. Er steigert zusätzlich auch das Verständnis von Zusammenhängen im Unternehmen und seinen Zahlungsströmen.
Nutzen Sie also dieses Instrument auch für Ihr Unternehmen, um mögliche Liquiditätsrisiken schon im Vorfeld zu erkennen und durch Maßnahmen zu neutralisieren. Mit der Excel-Vorlage liegt Ihnen ein dafür geeignetes Werkzeug vor, so dass Sie mit der Liquiditätsplanung starten können.
Dieser Artikel ist Bestandteil einer mehrteiligen Serie, in der es um die Liquiditätssicherung mit verschiedenen Themenschwerpunkten geht:
- Im ersten Teil „10 Tipps mit gutem Debitorenmanagement flüssig zu bleiben“ geht es um Optimierungsmöglichkeiten des Debitorenmanagement, also der Kundenseite.
- Der zweite Artikel „8 Maßnahmen mit gutem Kreditorenmanagement Liquidität zu sichern“ ist die lieferantenseitige Betrachtung des Themas Liquidität und ihrer Verbesserung.
- Im dritten Beitrag „11 Möglichkeiten mit Kapital und Vermögen die Liquidität zu verbessern“ werden die Themenbereiche Kapital, Vermögen und auch Kosten und ihre Wirkungen auf die Liquidität betrachtet.
- Der vierte Beitrag beschäftigt sich mit der Erstellung eines Liquiditätsplanes für Ihr Unternehmen und beinhaltet eine kostenlose Liquiditätsplanung als Excel-Datei (dieser Artikel).