Die Sicherung der Zahlungsfähigkeit ist eine notwendige Existenzbedingung für ein Unternehmen, um eine Insolvenz zu vermeiden. In diesem Beitrag soll es darum gehen ein paar einfache Methoden des Lieferantenmanagements beziehungsweise Kreditorenmanagements vorzustellen, die dazu beitragen als Unternehmer zahlungsfähig zu sein und zu bleiben. Um nicht in finanzielle Schieflage zu geraten, sollte das Forderungsmanagement (Debitorenmanagement) und das Kreditorenmanagement (Zahlungen an Lieferanten) möglichst optimiert werden. In diesem Beitrag sehen wir uns an, was lieferantenseitig getan werden kann, um Liquidität zu sichern, immerhin geht es hier prinzipiell um das Bezahlen von Rechnungen. Trotzdem gibt es Raum fürs Optimieren.
Was bedeutet Liquidität?
Liquidität bedeutet nichts anderes als jederzeit den fälligen Zahlungsverpflichtungen gegenüber den Gläubigern, wie beispielsweise den Lieferanten, betrags- und zeitgenau nachkommen zu können. Einfach ausgedrückt also mehr Zahlungsmittel oder auch Zahlungsmittelreserven (wie z. B. eine Kreditlinie) zur Verfügung zu haben, als Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu müssen.
Die Liquidität sollte immer Vorrang vor allen anderen Unternehmenszielen haben. Illiquidität kann dazu führen, dass die unternehmerische Tätigkeit beendet werden muss.
Was sind Kreditoren?
Kreditoren sind Lieferanten, die eine Lieferung oder eine Leistung erbracht haben. Wir haben daher eine Verbindlichkeit gegenüber diesen Lieferanten, bis der geschuldete Betrag ausgeglichen wurde. Der Lieferant ist der Gläubiger und er trägt solange das Risiko, ähnlich wie bei einer Kreditvergabe. Daher nennt man Lieferanten auch Kreditoren.
Grundlagen des Kreditorenmanagments
Es gibt Möglichkeiten, das Kreditorenmanagement zu verbessern, die leider in der Praxis oft nicht vollständig umgesetzt werden. Folgende Maßnahmen sollten dabei helfen langfristig mehr Liquidität zur Verfügung zu haben:
- Längere Zahlungsziele vereinbaren und ausnutzen
- Skontogewährung aushandeln
- Sorgfältige Rechnungsprüfung
- Preise vergleichen und Einkaufsvolumen erhöhen
- Lagerhaltung optimieren
- Reklamationen zur Preisminderung einsetzen
- Anforderung einer Offene Posten Liste zum Abgleich mit ihrer Buchhaltung
- Sprechen Sie bei einem Liquiditätsengpass mit dem Lieferanten
1. Längere Zahlungsziele vereinbaren und ausnutzen
Im Debitorenmanagement möchten Sie möglichst schnell an Ihr Geld kommen. Umgekehrt sollten Sie versuchen, bei den Lieferanten die Zahlungen möglichst spät zu tätigen. Der Geldabfluss sollte, soweit wie möglich, hinausgezögert werden.
Falls Ihnen Ihre Lieferanten keinen Skontoabzug gewähren und Sie dadurch nichts sparen können, sollten Sie zumindest die Fristen der Zahlungsbedingungen möglichst weit ausnutzen. Bei Lieferanten mit kurzen Zahlungszielen versuchen Sie längere Zahlungsziele zu vereinbaren, möglichst länger als 30 Tage. Somit können Sie andere Rechnungen möglicherweise mit Skontoabzug begleichen ohne auf der Bank ins Minus zu geraden und sind auch sonst liquider.
Allerdings sollten Sie nicht übertreiben. Sollten Sie über die Fristen hinaus gehen und öfter Zahlungserinnerungen erhalten, so hinterlässt dies einen schlechten Eindruck beim Lieferanten. Das kann Ihre Konditionen verschlechtern. Wenn der Lieferant vermutet, dass Sie Liquiditätsprobleme haben, könnte es sein, dass er ihr Zahlungsziel verkürzt, sie auf Vorkasse umstellt oder andere Maßnahmen ergreift. Es gilt also hier die Balance zu halten zwischen möglichst später Zahlung und Einhaltung der Fristen.
Gerade durch die derzeitige Niedrigzinsphase ist hier aktuell Spielraum gegeben, da es kaum Zinsen für das Geld auf dem Konto gibt. Somit könne Sie gerade jetzt gute Zahlungskonditionen für sich verhandeln. Vor allem wenn Ihr Lieferant kein gutes Debitorenmanagement hat.
2. Skonto in Anspruch nehmen
Genauso, wie es sich für Ihre Kunden lohnt bei Ihnen Skonto in Anspruch zu nehmen, lohnt es sich auch für Sie dies bei Ihren Lieferanten zu tun. Selbst wenn Sie hierfür ihre Kreditlinie bei der Bank überziehen müssen ist dies so. Dazu ein kleines Beispiel:
Wenn Sie eine Rechnung von 100 Euro begleichen sollen und innerhalb von sieben Tagen 3 % Skonto ziehen dürfen oder nach 30 Tage netto bezahlen, bedeutet dies eine Zahlung von 97 Euro nach beanspruchtem Skonto. Nehmen Sie Kontokorrentüberziehungszinsen von 10 % p. a. in Anspruch, bedeutet dies für die 23 Tage eine Zahlung an die Bank von 61 Cent. Demgegenüber steht eine Ersparnis von 3 Euro, abzüglich der Zinsen für die Überziehung des Kontos ergibt immer noch eine Ersparnis von 2,39 €.
Berechnung des Kontokorrentkredits der Bank:
(Zahlbetrag – Skontobetrag) multipliziert mit dem Kontokorrent-Überziehungszins dividiert durch die Tage des Jahres multipliziert mit den Tagen des Kredits durch die Bank
(100 € – 3 €) * 0,1 / 365 Tage * 23Tage = 0,61 €
Nehmen Sie also immer die Skontozahlung in Anspruch. Und bedenken Sie, dass Ihr Lieferant das Skonto in seiner Preiskalkulation berücksichtigt hat. Sie schenken ihm einen zusätzlichen Gewinn und zahlen mehr als Sie müssten.
3. Sorgfältige Rechnungsprüfung
Halten Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung in Ordnung und vergleichen Sie Lieferscheine mit Rechnungen. Zahlen Sie nur das was tatsächlich geliefert wurde. Reklamieren Sie sofort, wenn eine Position auf dem Lieferschien nicht geliefert wurde. Somit vermeiden Sie unnötige Zahlungen. Dieser Punkt klingt möglicherweise sehr einfach, aber auch das wird in der Praxis oft nicht oder nicht konsequent umgesetzt.
4. Preisvergleich und das Einkaufsvolumen erhöhen
Auch dieser Punkt klingt trivial, aber in der Praxis ist es erfahrungsgemäß so, dass dieser Punkt oft zu selten oder nicht beachtet wird. Vergleichen Sie regelmäßig die Preise verschiedener Lieferanten. Haben Sie Lieferanten identifiziert, bei denen Sie viele Ihrer benötigten Einkäufe tätigen können, verhandeln Sie. Oft ist es so, dass Sie ab einem bestimmten Einkaufsvolumen zusätzliche Rabatte erhalten.
Aber Vorsicht, mit höherem Einkaufsvolumen ist nicht gemeint eine einzelne Bestellung zu erhöhen und mehr Ware als benötigt aufs Lager zu stellen. Hiermit ist vielmehr gemeint das Einkaufsvolumen für einen längeren Zeitraum zu erhöhen, also beispielsweise über ein ganzes Jahr. Viele Lieferanten bieten dafür auf Nachfrage bessere Konditionen.
Sie können so die Anzahl der Lieferanten reduzieren und durch zusätzliches Volumen bei weniger Lieferanten die Einkaufspreise optimieren. Das lohnt sich nicht nur bei teuren Artikeln, sondern auch bei günstigeren. Diese können sehr ins Gewicht fallen, wenn sie dauerhaft benötigt werden.
5. Optimieren der Lagerhaltung
Dieser Abschnitt greift auf den nächsten Artikel vor, bei dem es eher um die betriebliche Seite von Liquiditätsoptimierungen geht. Die Lagerhaltung ist ein wenig beachtetes Thema. Oft wird wegen Rabatten mehr eingekauft als man benötigt und Material und Werkzeug liegt dann im Lager und wartet auf den nächsten Einsatz. Der kann sich hinziehen.
Deshalb optimieren Sie die Lagerhaltung. Kaufen Sie nur was Sie in nächster Zeit auch verbrauchen und benötigen. Alle zusätzlichen Artikel, die nicht zeitnah verbraucht werden, binden unnötig Kapital im Lager. Das Geld wandert vom Konto ins Lager, wo Sie es erst durch einen Auftrag wieder in Geld umwandeln müssen. Mit gebundenem Kapital können Sie keine Rechnungen bezahlen. In der Praxis habe ich leider die Erfahrung gemacht, dass das Verständnis hierfür oftmals fehlt.
6. Reklamationen zur Preisminderung nutzen
Sollten Sie mit der Qualität einer gelieferten Ware oder Dienstleistung nicht hundertprozentig zufrieden sein, kommunizieren Sie das an den Lieferanten. Zum einen ist der Lieferant auch darauf bedacht Ihnen bestmögliche Qualität zu liefern. Sie geben Ihm also die Chance seine Prozesse und damit seine Qualität zu verbessern, wenn Sie reklamieren. Zum anderen können Sie, wenn Sie nicht zufrieden sind den Preis drücken. Ist die Ware beispielsweise nutzbar und Sie behalten den Artikel können Sie hier sparen und einen zusätzlichen Gewinn erzielen. Akzeptieren Sie also keine mindere Qualität, ohne zu reklamieren.
7. Mit Offene Posten Liste die Kreditorenkonten abgleichen
Fordern Sie regelmäßig, beispielsweise ein Mal im Jahr, eine Offene Posten Liste (auch OPOS-Liste, OP-Liste, OPL genannt) bei ihren Lieferanten an. Die OPOS-Liste ist die Liste aller Offenen Posten, also unbezahlten Rechnungen, die der Lieferant von Ihnen hat. Hierdurch können Sie abgleichen, ob ihre Verbindlichkeiten mit den Forderungen des Lieferanten übereinstimmen.
Außerdem ist es in der Praxis oft so, dass Korrekturrechnungen oder Gutschriften vorliegen und in Vergessenheit geraten. Lassen Sie sich diese also auszahlen oder verrechnen Sie diese mit der nächsten Rechnung. Mitunter ist es auch so, dass sie aufgrund von Korrekturrechnungen oder Gutschriften keine Mahnungen erhalten, wenn ihr Guthaben höher ist als ihre Rechnungsbeträge. Mit Anforderung der OPOS-Liste können Sie sicher gehen, dass keine Rechnungen, Gutschriften oder Korrekturrechnungen untergehen und Ihnen damit ein Guthaben beim Lieferanten entgeht.
Auch hier habe ich in der Praxis oft erlebt, dass Überzahlungen, vergessene Gutschriften oder Korrekturrechnungen nicht vom Lieferanten kommuniziert wurden. In einigen Firmen ist es sogar eine Vorgabe solche Guthaben dem Kunden nicht mitzuteilen und den Betrag nach Verjährung auszubuchen und als Gewinn zu vereinnahmen.
8. Bei Zahlungsengpässen mit dem Lieferanten sprechen
Sollte es Ihnen trotz aller Maßnahmen einmal passieren, dass Sie eine Verbindlichkeit nicht oder nicht zeitnah begleichen können, kommunizieren Sie frühzeitig mit dem Lieferanten. Bei Ihrem Lieferanten kommt diese Transparenz mit Sicherheit besser an, als wenn die Zahlung einfach ausbleibt.
Kein Lieferant wird wegen einem kurzfristigen Zahlungsengpass die wahrscheinlich langjährige Geschäftsbeziehung aufgeben wollen. So könnten Sie beispielsweise eine Fristverlängerung, eine Anzahlung und Stundung des Restbetrages oder generell eine Ratenzahlung anbieten. Auf eines dieser Angebote wird der Lieferant eingehen, wenn Sie es nur früh genug und am besten von sich aus anbieten. Durch die Transparenz schaffen Sie auch eine Vertrauensbasis. Der Lieferant weiß für die Zukunft, dass Sie sich bei Zahlungsschwierigkeiten melden und Lösungen anbieten.
Die Konsequenzen, sollten Sie dies nicht tun können verheerend sein. Nicht nur, dass der Lieferant Ihnen zusätzlich Mahngebühren berechnen wird. Im schlimmsten Fall bekommen Sie einen Mahnbescheid vom Gericht, Besuch vom Gerichtsvollzieher oder landen vor Gericht. Außerdem könnten Sie sich in einer Schuldner-Auskunftei, die Bekannteste ist die Schufa, wiederfinden. Alles das ist vermeidbar mit einer offenen Kommunikation und einem proaktiven Angebot, wie man mit der Situation umgehen möchte.
Umsetzung in die Praxis
Diese 8 Tipps helfen Ihnen dabei die Liquidität Ihres Unternehmens zu verbessern. Sie sollten Ihr Geld ab sofort länger zu Verfügung haben und möglichst weniger davon ausgeben.
Versuchen Sie möglichst zeitnah die Zahlungsziele bei Ihren Lieferanten aufzulisten. Finden Sie heraus bei wem Sie Skonto gewährt bekommen und nutzen Sie dieses Konsequent aus. Suchen danach Lieferanten, die keinen Skontoabzug gewähren und filtern Sie zu kurze Zahlungsziele unter 30 Tagen heraus. Treten Sie in Kontakt mit den Lieferanten und versuchen Sie, die Zahlungskonditionen zu Ihrem Vorteil zu verlängern. Gelingt Ihnen das, sind Sie schon einen großen Schritt zur Liquiditätssicherung weiter.
Vergleichen Sie auch die Preise Ihrer Lieferanten, versuchen Sie möglichst einige Lieferanten abzubauen, um Einkaufsvolumen zu bündeln und dadurch bei den Restlichen bessere Einkaufskonditionen zu erhalten. Gleichzeitig sollten Sie auch die Lagerhaltung optimieren. Bauen Sie nicht aufgrund von Rabatten oder günstigeren Konditionen hohe Lagerbestände auf. Diese binden nur unnötiges Kapital im Lager.
Nutzen Sie bei unzureichender Qualität den Weg der Reklamation, um einwandfreies Material oder einen Preisnachlass zu erhalten.
Machen Sie es sich zur Gewohnheit regelmäßig eine Offene Posten Liste bei den Lieferanten anzufordern. Das hilft, um in Vergessenheit geratene Gutschriften oder Korrekturrechnungen in Anspruch nehmen zu können und gibt Ihnen einen Überblick über offene Verbindlichkeiten.
Zu guter Letzt, seien Sie ehrlich, falls Sie einmal eine Rechnung nicht sofort bezahlen können. Das Verhältnis zu Ihren Lieferanten wird nur einen Knacks bekommen, wenn Sie mit dieser Situation nicht ehrlich umgehen.
Dieser Artikel ist Bestandteil einer mehrteiligen Serie, in der es um die Liquiditätssicherung mit verschiedenen Themenschwerpunkten geht:
- Im ersten Teil „10 Tipps mit gutem Debitorenmanagement flüssig zu bleiben“ geht es um Optimierungsmöglichkeiten des Debitorenmanagement, also der Kundenseite.
- Der zweite Artikel „8 Maßnahmen mit gutem Kreditorenmanagement Liquidität zu sichern“ ist die lieferantenseitige Betrachtung des Themas Liquidität und ihrer Verbesserung (dieser Artikel).
- Im dritten Beitrag „11 Möglichkeiten mit Kapital und Vermögen die Liquidität zu verbessern“ werden die Themenbereiche Kapital, Vermögen und auch Kosten und ihre Wirkungen auf die Liquidität betrachtet.
- Der vierte Beitrag beschäftigt sich mit der „Erstellung eines Liquiditätsplanes“ für Ihr Unternehmen und beinhaltet eine kostenlose Liquiditätsplanung als Excel-Datei .