Berechnung des Personalstundensatzes mit Excelvorlage

Die benötigten Daten für das Berechnungsschema werden wir nun erarbeiten. Wir starten zunächst mit dem Personalaufwand, der aus direkten Personalkosten und Personalnebenkosten besteht.

Direkte Personalkosten: Lohn und Gehalt

Die direkten Personalkosten bestehen aus der Vergütung der Arbeit, dem Lohn oder dem Gehalt. Volkswirtschaftlich spricht man hier von der „Kompensation des Arbeitsleids“. Der Unterschied besteht in der Art und dem Umfang der Arbeitsleistung. Bei der Ermittlung der Personalkosten muss dieser Unterschied berücksichtigt werden.

Bei Lohnempfängern sind in der Regel die Personalkosten jeden Monat variabel, da diese abhängig von den erbrachten Stunden sind. Seltener sind diese auch von einer produzierten Stückzahl (Akkordarbeit) abhängig.

Bei Gehaltsempfängern sind die Personalkosten jeden Monat gleich und unabhängig von der geleisteten Stundenzahl.

Personalnebenkosten

Die Personalnebenkosten sind zusätzlich zu den direkten Personalkosten anfallende Zahlungen. Dies ist beispielsweise der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung. Auch freiwillige Zahlungen, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Zuschüsse oder Übernahme von Rentenversicherungen fallen in diese Kategorie. Auch Beitragszahlungen für Innungen, Berufsgenossenschaften und dergleichen finden sich hier wieder.

Den Personalaufwand berechnen

Der gesamte Personalaufwand setzt sich zusammen aus den direkten Personalkosten und den Lohnnebenkosten.

Es vorteilhafter hier den Personalaufwand eines ganzen Jahres zu betrachten.  Bei Lohnempfängern treten jeden Monat Schwankungen des Personalaufwandes auf. Erhält ein Gehaltsempfängern Sonderzahlungen, sind auch hier Schwankungen der Personalkosten über den Jahresverlauf festzustellen. Durch die Betrachtung eines längeren Zeitraums, wie einem Jahr, werden diese Schwankungen ausgeglichen. Die Personalkosten werden nivelliert. Es empfiehlt sich, bei bekannten Schwankungen eine Abgrenzung vorzunehmen.

Beispiel:

Ähnliche Daten, wie die im Beispiel sollten Sie aus der Lohnbuchhaltung oder vom Steuerberater bekommen. Im Beispiel nehmen wir der Einfachheit halber einen Mitarbeiter, der ein Bruttogehalt von 30.000 im Jahr mit einem zusätzlichen Montagsgehalt erhält. Dieses zusätzliche Monatsgehalt ist aufgeteilt auf Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Außer den Sonderzahlungen bekommt der Mitarbeiter Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und einen Zuschuss zur Direktversicherung (betriebliche Altersvorsorge). Weiterhin wissen wir schon, dass die Weihnachtsfeier ca. 80 € pro Mitarbeiter kosten wird und berücksichtigen diese Kosten ebenfalls in unserer Berechnung.

Da allerdings schon Lohn- oder Gehaltsanpassungen für die Zukunft bekannt sind, berücksichtigen wir diese auch. Wir gehen also nicht vom Ist-Zustand aus, bei dem der gesamte Personalaufwand 40.939 € beträgt, sondern wir berücksichtigen den Zustand nach der Gehaltsanpassung mit direkten Personalkosten von 34.050 € und Personalnebenkosten von 7.125 € , also einem gesamten Personalaufwand von 41.175 €. So können wir sicher sein, dass der Personalstundensatz auch die tatsächlichen Kosten nach der Anpassung wiedergibt.

Die erhobenen Daten geben wir unter 1. Personalaufwand in den grau hinterlegten Feldern im Schema zur Berechnung des Personalstundensatzes in der Excel-Datei ein. Die Summe wird automatisch berechnet.

Die Schwierigkeit an der Berechnung des gesamten Personalaufwandes ist, daran zu denken alle Kosten für den Mitarbeiter mit einzubeziehen. Denn diese müssen vom Kunden getragen werden, wenn wir kostendeckend arbeiten wollen. Dazu gehört auch zukünftige Kostensteigerungen zu berücksichtigen. Da wir die künftige zweiprozentige Gehaltsanpassung einbezogen haben, haben wir das getan.

Ermittlung der produktiven Stunden eines Mitarbeiters

Hier gibt es etwas mehr zu tun. Die Herausforderungen sind hier die Anwesenheitstage zu errechnen und die unproduktiven Zeiten des Mitarbeiters zu errechnen.

Anwesenheitstage

Unter den Anwesenheitstagen versteht man die 365 Kalendertage eines Jahres abzüglich den Tagen, an denen der Mitarbeiter nicht anwesend ist. Das sind bei Unternehmen, die nicht am Wochenende arbeiten der Samstag und der Sonntag. Im Jahr 2021 sind dies beispielsweise 104 Tage. Abziehen müssen wir auch die Feiertage, die in die Woche fallen, im Jahr 2021 sind dies sieben Tage.

Als nächstes ziehen wir im Schema die vertraglich vereinbarten Urlaubstage des Mitarbeiters ab. Im Beispiel sind dies 30 Tage.

Bei den durchschnittlichen Krankheitstagen fängt die Herausforderung an. Hier gibt es nämlich mehrere Möglichkeiten, wie wir hier vorgehen können. Jede dieser Möglichkeiten wird nur zufällig richtig sein können.

1. Wir nehmen den deutschen Durchschnitt. Dieser lag laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung in den Jahren 2017 und 2018 bei 10,6.
2. Wir nehmen die durchschnittlichen Krankheitstage aller Mitarbeiter im Unternehmen des letzten Jahres.
3. Wir nehmen die durchschnittlichen Krankheitstage des Mitarbeiters aus dem letzten Jahr oder den letzten Jahren, falls er schon lange genug im Unternehmen ist.
4. Wir schätzen einen Wert, der realistisch erscheint.

Alle dieser Möglichkeiten haben ihre Probleme, es gilt sich für einen Weg zu entscheiden. Für das Beispiel habe ich den deutschen Durchschnitt kaufmännisch aufgerundet und eingesetzt.

Als letztes ziehen wir an den Kalendertagen noch die Tage ab, an denen der Mitarbeiter mit Fortbildung beschäftigt ist.

Warum wir die Wochenenden und die Feiertage abziehen wird sich noch jedem erschließen. Warum aber ziehen wir auch Urlaub, Krankheit und Fortbildung ab?

Ganz einfach. Täten wir das nicht, müsste nicht der Kunde, sondern wir dafür aufkommen, dass der Mitarbeiter im Urlaub- und Krankheitsfall sowie bei Fortbildungen weiterbezahlt wird. Es würde unseren Gewinn schmälern, da wir keinen anderen Weg haben, diese Kosten erstattet zu bekommen. Also beziehen wir es in unsere Berechnung des Personalstundensatzes mit ein.

Im Ergebnis sind wir jetzt im Beispiel bei nur noch 213 Anwesenheitstagen des Mitarbeiters angekommen.

Arbeitsstunden im Jahr

Hier wartet direkt die nächste Herausforderung auf uns. Es gilt, die unproduktiven Zeiten des Mitarbeiters zu erfassen.

Im klassischen Sinne sind dies beispielsweise Leerlauf- oder Wartezeiten. Allerdings ist dies im Schema der Platz, um alle nicht durch den Kunden bezahlte Zeiten zu berücksichtigen.

Das können Tätigkeiten, wie z. B. das Ausfüllen von Stundenzetteln, Verwaltungsarbeiten, Lagerarbeiten, Ladungssicherung aber auch das Kehren der Werkstatt, der Gang zur Toilette und ähnliches sein. Diese Tätigkeiten würde man eher als Gemeinkosten bezeichnen, aber um das Schema nicht zu verkomplizieren, sind diese hier in den unproduktiven Stunden zusammengefasst. Diese können dem Kunden nicht so in Rechnung gestellt werden, welcher Kunde möchte schon anteilig das Kehren der Werkstatt als Position auf seiner Rechnung haben. Trotzdem müssen auch diese Tätigkeiten letztendlich vom Kunden getragen werden.

Auch hier ist also, wie bei den Krankheitstagen etwas Unschärfe enthalten. Es ist bei vielen Mitarbeitern schwer zu ermitteln, wieviel unproduktive Zeiten sie haben. Außerdem können diese auch erheblich schwanken. Das Dilemma in diesem Fall ist, dass dieser Wert erheblichen Einfluss auf das Ergebnis hat. Eine Steigerung von 1,5 auf 2 Stunden, also nur um eine halbe Stunde unproduktive Zeit pro Tag, an 213 Arbeitstagen, sind immerhin schon 106,5 Stunden. Da diese der Kunde zusätzlich tragen muss, macht das am Ende eine Steigerung unseres Stundensatzes von 3,02 € pro Stunde aus! Probieren Sie es im Schema aus.

Dieser Wert sollte also mit der notwendigen Vorsicht und Sorgfalt ausgewählt werden. In Extremen gesprochen: Ihn pauschal zu niedrig anzusetzen kann die Konsequenz haben, dass keine Kostendeckung erreicht wird. Ist er zu hoch, wird der Stundensatz möglicherweise so hoch, dass man nicht mehr konkurrenzfähig ist und günstiger anbietende Konkurrenten vom Kunden ausgewählt werden.

Anzahl der Mitarbeiter

Endlich kommen wir wieder zu etwas einfacherem. Das Schema gibt die Möglichkeit mehrere Mitarbeiter, mit ähnlichen Tätigkeiten zusammen zu fassen. Wichtig ist hierbei bei den direkten Personalkosten und den Personalnebenkosten den kumulierten Wert der Mitarbeiter anzugeben. Dann rechnet bei Eingabe der Mitarbeiteranzahl das Schema den Personalstundensatz für mehrere Mitarbeiter aus.

Produktive Arbeitsstunden pro Jahr

 In dieser Zeile müssen wir nur noch das Ergebnis ablesen. Hier werden die Anwesenheitstage mit den produktiven Arbeitsstunden (Arbeitsstunden pro Tag abzüglich unproduktiver Stunden) und der Mitarbeiteranzahl multipliziert. Im Beispiel sind dies 1.385 Stunden.

Die reinen Personalkosten sind rechts davon angezeigt, dies ist der Personalaufwand dividiert durch die Anwesenheitstage multipliziert mit den Arbeitsstunden und der Anzahl der Mitarbeiter. Im Beispiel kostet der Mitarbeiter den Arbeitgeber also 24,16 € pro Stunde.

Reine Personalkosten pro Produktivstunden

Hier können wir die reinen Personalkosten pro Produktivstunde ablesen. Anders als bei den 24,16 € von oben, werden hier die unproduktiven Zeiten auch dem Kunden berechnet. Wir kommen im Beispiel auf 29,74 €. Rechts kann man den Aufschlag ablesen, der durch die unproduktiven Zeiten entsteht.

Gemeinkostenzuschlag

Hatten wir die spezifischen Gemeinkosten des Mitarbeiters bei den unproduktiven Zeiten berücksichtigt, so gibt es noch weitere, die allgemein das Unternehmen betreffen. Die Gemeinkosten, die hier berücksichtigt werden, sind klassisch die Kosten für die Leitung, Vertriebs- und Verwaltungsgemeinkosten, Buchhaltung und Steuerberatung, Mieten, Heizung, Strom und andere Gemeinkosten, die in einem Betrieb anfallen. Hier sollten Sie einen Wert aus der Buchhaltung haben. 

Für das Beispiel habe ich einen Gemeinkostenzuschlag von 15 % gewählt. Den absoluten Wert, der aufgeschlagen wird, können Sie rechts ablesen. Das sind 4,46 €, die für die Deckung der Gemeinkosten anfällt.

Hinweis: Falls Sie eine Kalkulation benutzen, in der die Materialkosten, Fertigungskosten (und damit auch die Personalstunden) und andere Kosten mit einem Gemeinkostenzuschlag beaufschlagt werden, setzen Sie diesen Wert auf null.

Der Wert der Personalkosten inklusive der Gemeinkosten beträgt nun schon 34,20 €, also schon 10 € mehr als die reinen Personalkosten.

Gewinnzuschlag

Bisher haben wir nur die tatsächlich entstehenden Kosten gedeckt. Nämlich die, die uns für den Mitarbeiter und das Unternehmen entstehen. Jeder Unternehmer möchte aber einen Gewinn machen.

Der Zuschlag für den Gewinn wird hier eingegeben. Für das Beispiel habe ich eine Marge von 6 % angenommen. Dies ist ein Aufschlag von 2,05 € pro Stunden. Rechnen wir das für diesen Mitarbeiter hoch, sollten wir im Beispiel mit dem Gewinnaufschlag von 2,05 € multipliziert mit 1.385 Stunden auf ein Ergebnis von 2.841 € kommen. Dies ist der Gewinn, den uns der Mitarbeiter für das Jahr erwirtschaftet.

Personalstundensatz

Die Personalkosten inklusive des Gemeinkostenzuschlags und des Gewinnzuschlags beträgt nun 36,25 €.

Unter dem Schema sind die wichtigsten Zwischenergebnisse noch einmal abgetragen. Außerdem kann man hier die Prozentanteile ablesen, die die Bestandteile am Gesamtergebnis haben.

Zur besseren Visualisierung ist auch ein Kreisdiagramm angefügt. Im Diagramm kann man Unterschiede der Zusammensetzung bei verschiedenen Mitarbeitern erkennen und mögliche Probleme sehen.

Fazit

Wie schon eingangs bemerkt sind die Personalstunden, die an den Kunden weiter berechnet werden oft unterschätzt.

Es ist daher unglaublich wichtig diese Stunden realistisch zu ermitteln und auch an den Kunden weiter zu berechnen. Andernfalls kann der Fortbestand des Unternehmens über kurz oder lang bedroht werden.

Die Personalstundensätze sollten regelmäßig, also entweder jährlich oder nach Änderungen der Kostenstruktur, für einzelne Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen mit ähnlichen Tätigkeiten, neu berechnet werden. So kann einem schleichenden Kostenanstieg entgegengewirkt werden.

Mit dem Berechnungsschema für den Personalstundensatz haben Sie jetzt das richtige Werkzeug dafür zur Hand.